- Projektauftrag (in.)
- Kontakt- und Rollenmatrix (pl.)
- Projektorganigramm (pl.)
- Stakeholderanalyse (pl.)
- Integrierter Projektplan (pl./co.)
Communication Planning
Wie kommunizieren wir was an wen, wie oft und zu welchem Zeitpunkt im Projekt?
Im Communication Planning wird die Informationsversorgung für alle Stakeholder im Kommunikationsplan zusammengefasst. Hierzu muss definiert werden, welche Art von Informationen benötigt, und wie diese vermittelt werden.
Weiterhin muss der geeignete Weg festgelegt werden, über den die Projektmanager mit Feedback von den Stakeholdern versorgt werden.
Input
Prozessschritte
1. Identifizieren von Informations- und Kommunikationsbedarfen
Bevor mit den Stakeholdern kommuniziert wird, sollten deren Interessen und Informationsbedarfe identifiziert werden. Dieser Schritt ist zeitaufwendig, aber maßgeblich für die Entwicklung und Integration einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie.
2. Planen der Kommunikationsinhalte und –methoden
Auf Basis der identifizierten Informationsbedarfe können passende Kommunikationsmaßnahmen geplant werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Stakeholder umfassend informiert werden, jedoch keine Zeit durch irrelevante Informationen verlieren möchten. Dafür ist eine Kommunikationsstrategie für das Projekt zu definieren, die sämtliche Kommunikationsaktivitäten berücksichtigt.
Output
Zur übergreifenden Projektplanung siehe Knowledge Area “Integrated Planning”
Kommunikationsplan
Der Kommunikationsplan enthält:
- Kommunikationsanforderungen der Stakeholder
- Informationen, die kommuniziert werden sollen, inklusive Format, Inhalt und Detaillierungsgrad
- Kommunikationsverantwortliche
- Personen und/oder Gruppen, die die Informationen erhalten
- Methoden und Technologien die zur Verteilung der Information verwendet werden (z.B. Memo, Email, Presseveröffentlichungen,…)
- Häufigkeit der Kommunikation (wöchentlich, monatlich…)
- Eskalationsstufen
- Methode zur Überarbeitung/Anpassung des Kommunikationsplans im Verlauf des Projekts
- Glossar gemeinsamer Terminologie
Hints & Tipps
Nutzen Sie Ihre Stakeholderanalyse, um die Einstellung der Beteiligten zum Projekt zu analysieren und den besten partizipativen Umgang zu finden.
Pflegen Sie einen offenen Umgang mit allen Stakeholdern, indem Sie Herausforderungen und Schwierigkeiten offen ansprechen.
Bedenken Sie stets, dass neben direkten auch indirekte Stakeholder in die Analyse und Kommunikation miteinbezogen werden sollten. Maßnahmen sollten sich im Kommunikationsplan wiederfinden.
Legen Sie ein Glossar an, das alle verwendeten Begriffe und Abkürzungen beinhaltet, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Holen Sie sich Feedback ein, wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Informationen richtig verstanden wurden. Beziehen Sie weiterhin Feedback ihrer Stakeholder in ihre Überlegungen mit ein.
Halten Sie auch Informationen und Entscheidungen aus informellen Gesprächen und Meetings kurz schriftlich fest und verteilen Sie diese Informationen an relevante Stakeholder.
Informationen der Stakeholderanalyse müssen immer als streng vertraulich behandelt werden.
Achten Sie auf bedarfsgerechte Kommunikation, sodass Sie unnötige Informationsverteilung vermeiden.
