- Projektkategorisierung (pl.)
- Projektauftrag (pl.)
- Scope Statement (pl.)
- Projektorganigramm (pl.)
- Trainingsplan (pl.)
- Kontakt- und Rollenmatrix (pl.)
- Geplante Quality Gates (pl.)
- Kostenplan (pl.)
- Unterzeichnete(r) Vertrag/ Bestellung
- Kommunikationsplan (pl.)
- Integrierter Projektplan (pl./co.)
- Risk Log (pl.)
Integrated Planning
Wie fügen sich alle Projektinformationen zu einem integrierten Projektplan zusammen?
Integrated Planning liefert den Projektplan, mit welchem das Projekt gesteuert, ausgeführt und kontrolliert wird.
Input
Prozessschritte
1. Aufsetzen des Projekts
Um das Projekt ordnungsgemäß aufzusetzen, sind alle für einen geregelten und schnellen Start des Projekts aus der Sicht des Kunden notwendigen Schritte durchzuführen sowie ein Zeitverlust zu Beginn des Projekts zu vermeiden. Beispielweise müssen alle dem Projekt zugeteilte Personen in einem Projektteam zusammengeführt, ein Kickoff-Meeting zur Einführung in das Projekt durchgeführt und die für das Projekt notwendige Infrastruktur organisiert werden. Auch ist eine Erfassung aller Dokumente und Informationen der Vor-Projektphase notwendig.
2. Initiierung des Planning Prozesses und Entwicklung des integrierten Projektplans
Um den Planning Prozess zu initiieren und eine Planungsbasis für den integrierten Projektplan aufzustellen, sollten zunächst die Planungsergebnisse der Knowledge Areas Scope, Time, Human Resource und Supplier im integrierten Projektplan festgehalten werden.
3. Iterieren zwischen Planungsaktivitäten um Lücken zu schließen
Um einen verlässlichen Projektplan zu entwickeln, müssen im nächsten Schritt die Pläne aller Knowledge Areas aufgestellt und an die Projektbeschränkungen angepasst werden. Typische Projektbeschränkungen sind bspw. ein festgelegter Endzeitpunkt oder ein festgelegtes Maximalbudget. Die Pläne sind zudem hinsichtlich Inkonsistenzen und Lücken zu prüfen, die entsprechend zu schließen sind.
4. Optimieren der Pläne
Die einzelnen Planungsdokumente müssen integriert werden, indem die Pläne der einzelnen Knowledge Areas optimiert, aufeinander abgestimmt und in den Gesamtprojektplan eingepflegt werden.
5. Definieren des PM Change Management Prozesses
Der PM Change Management Prozess muss in Abhängigkeit von den Projektcharakteristika verschiedene Anforderungen erfüllen. Je größer die Wahrscheinlichkeit einer Änderung ist, desto dringender wird ein vordefinierter PM Change Management Prozess benötigt.
6. Freigabe für den Projektplan erlangen
Die Freigabe des Projektplans durch die Stakeholder sichert deren volle Unterstützung und stellt einen wichtigen Schritt beim Vorantreiben des Projekts dar.
7. Durchführung des Quality Gates im Rahmen des Planning Prozesses
Nachdem die detaillierte Planung abgeschlossen ist, muss das Quality Gate zum Abschluss der Planungsphase ausgeführt werden. Der Projektmanager wird alle in der Planungsphase erstellten Ergebnisse der mit der Durchführung des Quality Gates betrauten Person präsentieren. Bis zum Abschluss des Quality Gates wird diese die Ergebnisse des Quality Gates überprüfen und eventuell auftretende Probleme lösen.
Output
- Integrierter Projektplan (pl.)
- PM Change Management Prozess:
Entwicklung des integrierten Projektplans
Als Basis für die Erstellung des integrierten Projektplans werden die Planungsergebnisse aus der Planning-Phase der Knowledge Areas Scope, Time, Human Resource, Supplier Management Schritt für Schritt im Template „Integrierter Projektplan“ hinterlegt -> diese erste Aufplanung stellt die Grundlage für die nachfolgende, iterative Planung dar, in der neue Informationen aus den einzelnen Knowledge Areas im Rahmen des Integrated Planning Prozesses laufend (d.h. auch nach Abschluss der Planning-Phase) neu eingepflegt und aufeinander abgestimmt werden
Erläuterungen zum integrierten Projektplan
Erläuterung „Meilenstein“:
- Termin, zu dem eine Menge von Ergebnissen in einer bestimmten Detaillierung und Vollständigkeit nachprüfbar und formal dokumentiert vorliegen muss
- wird in allen Dimensionen vom Projekt(-leiter) festgelegt und leitet sich aus den Projektzielen, -inhalten und –vorgehen ab
- hat Relevanz auch außerhalb des Projektteams: Sponsor, Steuerkreis, Reporting etc.
Erläuterung „Quality Gate“:
- Quality Gates werden zur Überprüfung formal gesetzter Kontrollpunkte genutzt. Sie legen für bestimmte Arbeitsergebnisse Anforderungen oder Standards fest. Eine Weitergabe der Ergebnisse an die nächste Bearbeitungsstufe erfolgt erst bei der Erfüllung der Anforderungen oder Standards
- Quality Gates unterstützen die Projektabwicklung und stellen die Konformität zu den definierten Projektprozessen sicher. Sie verstärken die Bindung der Stakeholder an das Projekt und bestätigen den Geschäftswert.
- ein Quality Gate ist „von außen“ formal gesetzt und kann nicht durch das Projekt beeinflusst werden (z.B. IT-Qualitätsmanagement…), es ist eine formale Abnahme
Erläuterung „Phase“:
- Phasen sind klar definierte, logisch zusammengehörende Vorgänge in einem Projekt, Gliederung der Phasen ist von der Art und Komplexität des Projekts bestimmt
- Phasen lassen sich klar voneinander abgrenzen, sind in der Regel zeitlich begrenzt und haben eine definierte Zielsetzung wie bspw. die Erstellung eines Liefergegenstands (à Meilenstein)
- eine Projektphase beinhaltet wichtige Teile des Leistungsumfangs, der Liefergegenstände und Entscheidungen für die folgenden Projektphasen
Erläuterung „Arbeitspaket“:
- Arbeitspakete entstehen durch die Einteilung der geforderten Projektergebnisse in kleinere, besser handhabbare Elemente
- Arbeitspakete müssen klar definiert, planbar und kontrollierbar sein, d.h. eine genaue Schätzung des Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwands muss möglich sein
- ein Arbeitspaket muss einen klar definierten Verantwortlichen haben, auch wenn mehrere Teammitglieder hieran arbeiten können
Erläuterung „Aufgabe“:
- Abhängig von der Größe bzw. Komplexität der Arbeitspakete können diese weiter in kleinere Aufgabenpakete aufgeteilt und im integrierten Projektplan abgebildet werden
- Richtlinie bei der weiteren Aufteilung der Arbeitspakete ist, dass der integrierte Projektplan stets übersichtlich und handhabbar sein sollte, die Detaillierung also nicht zu tief sein sollte
Änderungen des Projekt Scopes: Change Request Prozess
Change Request Management Prozess
Abschließender Hinweis Integrated Planning
Der verantwortliche Projektleiter muss alle Teilprojektleiter in den Planning Prozess einbeziehen
- Als Basis für den integrierten Projektplan sind die Schätzungen bzgl. Scope, Time, HR und Supplier aller Teilprojekte zu erfassen
- Erfasste Schätzungen gegeneinander validieren und übergreifenden Projektplan aufstellen
Bei der Projektplanung muss zudem das Thema Testing einbezogen werden, d.h. eine enge Abstimmung zwischen Projektleiter und Test Manager erfolgen
- Einplanen der Testphasen inkl. Testwiederholungen sowie Auswirkungen auf Ressourcen und Kosten
Hints & Tipps
Verwechseln Sie Schätzungen nicht mit Wunschergebnissen, politischen Vorgaben oder Angebotskalkulationen (Wie gut können Sie schätzen, wenn Ihnen der Endtermin fix vorgegeben wird?).
Im Rahmen der Planung überführen Sie die theoretischen Schätzwerte noch in die realen Rahmenbedingungen (Budget, rechtliche Deadlines, verfügbare Ressourcen, …).
Bei hoher Unsicherheit: Treffen Sie Annahmen, schätzen und planen Sie dann und dokumentieren Sie Annahmen und Abhängigkeiten, validieren Sie diese kontinuierlich.
Erfahrene Projektmitarbeiter überschätzen den Aufwand tendenziell, unerfahrene Mitarbeiter unterschätzen ihn. Berücksichtigen Sie ebenfalls sekundären Aufwand (PM, Einarbeitung, Infrastruktur).
Der Umgang mit Puffern sollte einheitlich und transparent erfolgen.
Für eine effektive Steuerung des Projektes sollten Sie den Plan in sinnvollen Abständen aktualisieren (der Plan sollte die Realität widerspiegeln).
Setzen Sie in komplexen Projekten einen klaren Planungsprozess auf und bestimmen Sie feste Planungsverantwortliche.
Die Einbeziehung des Projektteams und des Steuerkreises in die Planung validiert Annahmen, sorgt für Planungssicherheit und schafft gemeinsames Verständnis.
Etablieren Sie den Change Request Prozess frühzeitig und prüfen Sie Change Requests gegen den Geschäftsbedarf.
