- Projektauftrag (in.)
- Projektstrukturplan (pl.)
- Scope Statement (pl.)
- Integrierter Projektplan (co.)
In welchem Zeitrahmen setzen wir das Projekt um? Welche Meilensteine befinden sich auf dem Weg?
Time Planning umfasst das Erstellen von Aufwandsschätzungen unter Bezugnahme auf den Projektstrukturplan.
1. Sammeln und Überprüfen von Daten für die Erstellung des Zeitplans
Planungsinhalte fast aller Knowledge Areas fließen in den Zeitplan ein, der auf Basis des Projektstrukturplans erstellt wird. Von hoher Bedeutung ist daher die genaue und vollständige Erfassung und Bewertung dieser Daten.
2. Bestimmen und Hinzufügen von Meilensteinen und Quality Gates
Meilensteine sind Ereignisse innerhalb von Projekten, welche weder Kosten noch Durchlaufzeiten haben. Sie kennzeichnen die Fertigstellung von Hauptarbeitsergebnissen. Quality Gates umfassen die Review der erbrachten Leistungen, der vorhandenen Risiken und Probleme sowie der aktuellen Entwicklungen im Projekt.
3. Bestimmen und Zuordnen von Abhängigkeiten
Die Abhängigkeiten der Arbeitspakete und Aktivitäten sind zu identifizieren. Anschließend sind die Abhängigkeiten zuzuordnen. Ziel ist die Erstellung eines verlässlichen Zeitplans und Bestimmung des kritischen Pfades.
4. Entwicklung von Aufwandsschätzungen
Zu schätzen ist die Dauer, welche die Durchführung einer Aufgabe in Anspruch nimmt und die Schätzung des Aufwands, welcher zur Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird.
5. Optimieren des Zeitplans
Das Optimieren des Zeitplans ist ein iterativer Prozess. Je mehr Informationen während des Planning Prozesses verfügbar sind, desto detaillierter und exakter kann der Zeitplan entwickelt werden. Um auf ungeplante Ereignisse reagieren zu können sind entsprechende Zeitpuffer in den Zeitplan zu integrieren.
6. Entwickeln eines Prozesses zum Erfassen des tatsächlichen Aufwands
In der Regel erfassen entweder der Project Manager oder das Project Management Office (PMO) die Aufwandsdaten. Personen, welche die Aufwandsdaten liefern sind typischerweise alle Mitglieder des Teams oder die Teamführung stellvertretend für das Team.
Es gibt drei Arten von Zusammenhängen oder Abhängigkeiten, die die Reihenfolge von Aktivitäten bestimmen:
Verpflichtende Abhängigkeiten
Ermessensabhängigkeiten
Externe Abhängigkeiten
Vorgangspfeil-Technik
Kritischer Pfad Methode
Unter Aufwänden versteht man die Zeit und Ressourcen, die zur Erfüllung einer Aufgabe im Projekt benötigt werden. Aufwandsplanung ist die Basis um Termine festzulegen, Kosten und Kapazitäten zu kalkulieren und Business Cases zu berechnen. Eine Schätzung ist möglich durch eine Aufteilung des Projektes in viele verschiedenen Teilprojekte/Arbeitspakete. Je kleiner die Arbeitspakete sind, desto besser ist die Schätzung. Probleme entstehen häufig durch:
Die Expertenschätzung ist heute die gebräuchlichste Art der Schätzung
Einzelschätzung | Gruppenschätzung |
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Der Projektleiter ist verantwortlich für die Konsolidierung der einzelnen Schätzungen zu einem Gesamtprojektplan
Der Projektleiter bereitet ein Template vor, in dem die einzelnen Arbeitspakete aufgeführt sind. Dieses Template dient später als Grundlage der Expertenschätzung.
Jeder Experte erhält ein Exemplar.
Die Experten schätzen die im Template enthaltenen Arbeitspakete. Alle Templates werden zentral gesammelt und ausgewertet. Es findet keine Diskussion der Schätzungen statt.
Bei Diskrepanzen >20 %, werden die Schätzungen vom Projektleiter kommentiert und die Templates gehen an die Experten zur Überarbeitung zurück.
Die Experten überdenken ihre Schätzung unter Berücksichtigung der Kommentare und geben eine neue Schätzung ab.
Erst wenn Konsens zwischen den einzelnen Schätzungen herrscht, wird pro Arbeitspaket 10-15% Aufwand für Projektmanagement addiert und die Schätzung beendet.
Die 3-Punkt Schätzung ist eine Schätzung des Arbeitsaufwands anhand eines gewichteten Durchschnitts von wahrscheinlichem Aufwand, Worst Case und Best Case. Für jedes Arbeitspaket beinhaltet die Methode drei Aufwandsschätzungen:
Zu erwartende Arbeitsaufwand = (optimistischer + 4*wahrscheinlicher + pessimistischer)/6 Darüber hinaus kann die Wahrscheinlichkeit des Eintretens der Schätzung berechnet werden:
1. Berechnung der ungefähren Standardabweichung
2. Ableiten der Wahrscheinlichkeit